تیم آرمانی

نمودار مسیر شنا

ترسیم و بهبود فرایند ها در سازمان

مسیرها را برای ترسیم اثربخش فرایندهای کسب و کار استفاده کنید.

تا حالا شده است که در هنگام فکر کردن درباره سازمانتان به خود گفته باشید که دست راستی ها نمی دانند که دست چپی ها چه انجام می دهند؟ شانسی که شما دارید: علی الرغم همه تلاشهایی که افراد انجام می دهند تا عملیات کسب و کار را هر چه ساده تر کنند و ساختار سازمان را گسترده سازند، همچنان فعالیت های زیادی هستند که بیش از یک دپارتمان یا تیم را به مبارزه می طلبند.

چه شما واحدها و یا تیم های خود را را اساس وظیفه (بازاریابی، حسابداری، عملیاتی) سازماندهی کرده باشید و چه بر اساس هدف (برای مثال، مدیریت مشتری شرکت) و یا با روش های دیگر، حقیقت این است که دپارتمان یا یک تیم نیازمند است که با دیگر دپارتمان ها یا تیم ها همکاری داشته باشد.

که این به معنی ارتباطات، اتصالات و همکاری بین دپارتمان ها و تیم ها می باشد. که این خود خطر ایجاد گپهای مربوط به فرایند، ناکارآمدی و دوباره کاری را ایجاد می کند که می تواند منجر به کاهش عملکرد و یا هزینه های بیشتر شود.

حتی فرایندها و مبادلاتی که به خوبی طراحی شده اند در معرض ریسک ناکارآمدی هستند: این حقیقت طبیعت آدمی است و بنابراین مسئله ای است که بایستی مدیریت شود. با داشتن یک متد رسمی برای شناسایی و انسجام فرایندهای بین سازمانها و تیم ها، شما قادر خواهید بود به این اطمینان دست یابید که ارتباطات، اتصالات و همکاری ها به خوبی طراحی و مدیریت می شوند. یکی از روش ها دیاگرام مسیر شنا است که همچنین به نام دیاگرام Rummler- Brache معروف است.

نمودار مسیر شنا توسط Geary Rummler  و Alan Brache در کتاب بهبود فرایندها در سال 1990 معرفی شد. این روش نمودار سازی به شما اجازه می دهد که فرایندها را و به طور ویژه روابط بین فرایند ها، دپارتمان ها و تیم ها را به سرعت و به سادگی طرح ریزی و دنبال کنید  

همچون دیگر تکنیک های رسم نمودار فرایند، با این روش شما فرایند را به طور خطی به عنوان یک سری وظایف در طول کاغذ ترسیم می کنید. خطوط و پیکان های بین وظایف جریان اطلاعات، کالاها یا کارهای در دست انجام را نشان می دهند و همچنین نشان دهنده تغییر در مسئولیت هستند.

ویژگی اصلی که نماینده این روش است استفاده از مسیرهای شنا است، ردیفهای افقی در طول صفحه نمودار. تصور کنید گروهی از شناگران را که هر رقیب مسیر خود را برای شنا کردن دارد: در این روش رسم نمودار، هر مسیر شنا ممکن است متعلق به یک فرد، یک تیم، یک دپارتمان و یا هر واحد سازمانی دیگری که شما انتخاب می کنید باشد.

نمودارهای فرایند، به طور کل، یک ابزار عالی برای مشخص کردن گپ ها و ناکارامدی های فرایند هستند. ارزش افزوده ای که نمودار مسیر شنا ایجاد می کند در تمرکزی است که بر روی اتصالات بین واحدی و بین تیمی با ریسک بالا دارد است و همچنین در اینکه به شما کمک می کند مباحث و ریسک های مربوط به اتصالات یاد شده را مشخص نمایید.

مثال:

در اینجا یک مثال ساده مربوط به تولید را بیان می کنیم: شرکت XYZ  تولید کننده Grommel است. Grommel از سه قطعه فلزی ساخته می شود که دو تای آنها به یکدیگر جوش می خورند و به سپس به سومی متصل می شوند.

Click here for figure 1 – the current
Swim Lane Diagram for XYZ Corporation.

بهبود فرایند

هنگامی که نمودار کامل گردید، می توان به سادگی دید که چه کسی برای چه امری مسئول است و همچنین شروع شناسایی ناکارامدی های بالقوه ساده خواهد بود. تکنیک نمودار به شما کمک می کند که فرایند خود را به اجزا کوچکتر بشکنید و بنابراین بتوانید تنگراه ها را، زوائد را و دیگر دلایل ناکارامدی را شناسایی کنید و در مسیر بهبود فرایند کسب و کار خود پیش بروید.

برای مثال، هنگامی که به فرایند تولید Grommel نگاه می کنید زوائد بالقوه ای را در بخش بازرسی مواد اولیه ملاحظه می کنید. اگر تحویل گیرنده مسئول بازرسی مواد خام قبل از ارسال آن به بخش جوشکاری یا پیوند بود در این صورت هر دو این افراد می توانستند بر روی فعالیت اصلی خود یعنی جوش یا پیوند تمرکز کنند.

Click here for figure 2 – the revised
Swim Lane Diagram for XYZ Corporation.

ایجاد و استفاده از دیاگرام مسیر شنا

گام اولیه برای شناسایی ناکارآمدی ها و ایجاد بهبود شکستن فرایند های سازمان به بخشهای قابل مدیریت است. اگر سعی دارید که به هر چیزی به یک دفعه و با جزئیات نگاه کنید حتما مغلوب خواهید شد. بنابراین پیش از اینکه آغاز کنید مهم است که آنچه قصد دست یابی به آن توسط نمودار مسیر شنا دارید را، مشخص کنید و ناحیه صحیح تمرکز و سطح جزئیات را معلوم کنید.

چنانچه سعی دارید ناکارامدی های استراتژیک را کشف کنید، در این صورت تجزیه و تحلیل همه فرایندها با جزئیات غیر ضروری و طاقت فرسا خواهد بود. در اینجا شما ممکن است حوزه های مهم مالی را در نمودار مسیر شنا تعیین نمایید و به مبادلاتی که در داخل و بین آنها صورت می گیرد نظر بیندازید. این به شما کمک خواهد کرد که نقاط قطع اتصال بین حوزه های مالی کسب و کار مشخص کنید.

چنانچه شما سعی دارید که ناکارآمدی های فرایند استخدام را شناسایی کنید در این صورت شما به نقشها، دپارتمان ها و شاید بعضی افرادی کلیدی ویژه و قراردادن آن در نمودار مسیر شنا عمل خواهید کرد.

بعنوان یک دیدگاه جامع، شما ممکن است با تجزیه و تحلیل فرایندها و سازمان با استفاده از نمودار مسیر شنا در سطح بالا آغاز کنید و بعد از اینکه نواحی ای را که نیاز به تمرکز دارند مشخص کردید می توانید با استفاده از نمودار جزئی تر به آن سطح وارد شود.

1-    مشخص کنید که می خواهید به چه هدفی دست یابید:

• چه فرایند کسب و کاری را می خواهید مورد تجزیه و تحلیل قراردهید؟
• آیا این فرایند عملیاتی، استراتژیک و یا وظیفه ای و یا غیره است؟
• چه واحدهای سازمانی ای درگیر هستند و تا چه سطحی از جزئیات مایل هستید جهت مشخص کردن ناکارامدی مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید.

2-    فرایندی را که قصد تمرکز بر آن دارید را مشخص کنید.

فرایندی که برای دست یابی به یک هدف تعریف شده و از مجموعه وظایف مشخصی تشکیل شده است به یک نتیجه خاص ختم می شود، همانند استخدام یک کارمند، تولید یک محصول و جذب یک مشتری جدید.

برای هر فرایند که مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهید، نتیجه نهایی چه خواهد بود؟

3-    تمام افراد درگیر در فرایندی که مورد تجزیه و تحلیل قرار می دهید را مشخص سازید.

این شامل همه واحدهای سازمانی ای که در فرایند دخیل هستند و همه کسانی که داده ای ورودی به فرایند را تهیه می کنند و یا خروجی های فرایند را دریافت می کنند می شود. که بسته به سطح جزئیاتی که شما انتخاب نموده اید، این موارد ممکن است واحدها، تیمها یا افراد و یا حتی یک سیستم کامپیتری باشد که بخشهای مشخصی از فرایند را انجام می دهند.

- کدام واحدهای سازمانی همکاری می کنند؟

- داده های ورودی فرایند از کجا بدست می آیند؟

چه کسی خروجی های فرایند را دریافت می کند؟

4-    دیاگرام را تشکیل دهید

شرکت کنندگان در فرایند را در یک ستون در سمت چپ نمودار لیست کنید.

هر کدام از این شرکت کنندگان را به یک ردیف افقی (مسیر شنا) منتسب سازید. به ترتیب قرار دادن مسیرهای شنا می تواند مفید باشد، به این صورت که ستون اول را اختصاص به شرکت کننده ای بدهیم که اولین ورودی را تهیه کرده است. (برای فرایند های مربوط به مشتری، اغلب این ستون به مشتری اختصاص می یابد).

5-    گامها یا فعالیت های لازم در هر مرحله از فرایند را لیست کنید.

-          به ترتیب فعالیت های فرایند را دنبال کنید.

-          به خاطر داشته باشید شما در حال ترسیم نحوه اجرای فرایند در زمان اکنون هستند- و نه آنچه که فکر می کنید بایستی اجرا شود.

-          کلید ایجاد یک دیاگرام مفید نگه داشتن آن در وضعیت ساده تا حد امکان است. سعی کنید که از حلقه های برگشت زیادی استفاده نکنید (مگر اینکه قصد تمرکز بر روی یک استثناء را داشته باشید)- و سعی کنید جریان فرایند را به سمت جلو و نه عقب نشان دهید.

6-    دیاگرام را برای نواحی بالقوه بهبود بررسی نمایید.

• آیا هیچ فاصله یا گامی هست که نادیده گرفته شده باشد.
• آیا هیچ جایی دوباره کاری صورت گرفته شده است.
• آیا در جایی همپوشانی وجود دارد، جایی که چند فرد یا تیم یک فعالیت یا وظیفه مشابه ای را انجام می دهند؟
• آیا فعالیتی وجود دارد که هیچ ارزش را ایجاد نمی کند؟

هنگامی که نقاط بالقوه برای بهبود را مشخص کردید، گام بعدی این است که تصمیم بگیرم چه طور مبحث را نشان دهیم و تغییرات را ایجاد کنیم. دیاگرام مسیر شنا در این مرحله نیز برای ترسیم تغییرات پیشنهاد شده فرایند قابل استفاده است. همانطور که در مورد تغییرات پیشنهادی دیگر در سازمان صدق می کند، نقاط مثبت و منفی بایستی مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد و هر تغییری که دنبال می شود بایستی به دقت برنامه ریزی شود.

به عنوان مثال اگر شما قصد از بین بردن فرایندهای تکراری را دارید، در ابتدا بایستی در نظر بگیرید که آیا هیچ نیاز قانونی برای این عمل وجود دارد و همچنین اثر از بین بردن این فرایند تکراری چه خواهد بود: یک فرایند تکراری ممکن است به صورت قانونی وجود داشته باشد تا به عنوان مثال کنترل های ایمنی و مالی مناسب را ایجاد کند. (تکنیک هایی از قبیل طوفان مغزی و تجزیه و تحلیل اثر می توانند به شما کمک کنند که به عواقب یک تغییر به درستی فکر کنید.)

نکات کلیدی

دیاگرام مسیر شنا ابزار مناسبی برای تعیین کردن منابع ناکارآمدی در درون و بین فرایندهای واحدهای یک سازمان است. با استفاده از تصاویر ساختار یافته برای نشان دادن اینکه چطور فرایندها به اهداف خود دست می یابند، شما قادر خواهید بود در یک نگاه تشخیص دهید چه کسی مسئول چه وظیفه ای است و اینکه آیا نواحی بالقوه ای برای بهبود در فرایند وجود دارد یا خیر.