تیم آرمانی

 

پیام صحیح را با روش صحیح به مخاطبان برسانید.

 

از رسانه ارتباطی درست برای مخاطبان خود استفاده کنید.

آیا تا به حال یادداشتی دریافت کرده اید که این حس را به شما بدهد که فرستنده به واقع در باره آنچه شما نیاز به دانستن یا شنیدن دارید درست فکر نکرده است؟ یا آیا تا به حال در یک ارائه گروهی شرکت کرده اید که به راحتی باعث سرد شدن شما شده باشد؟ یا شاید خود شما حتی سعی کرده اید ارتباطی ایجاد کنید و وقتی اکنون به آن فکر می کنید می بینید که به واقع نتوانسته اید به معیارها و نیازهای مخاطبان خود دست یابید.

این به واقع بهترین حالت نا امیدی است. بدتر اینکه این حالت آنچنان باعث ایجاد انحراف می شود که می تواند اثرات منفی یا حتی اثراتی دقیقا مخالف آن چیزی که شما قصد آن را داشته اید شود.

چه شما برای انتقال اطلاعات عمومی روزانه و چه برای انتقال خبرهای بزرگ درباره تغییرات بزرگ در سازمان تان نیاز به ارتباطات داشته باشید، بهترین ارتباط با برنامه ریزی خوب آغاز می شود.

گام اول این است که خود را به جای مخاطبانتان قرار دهید. آنها چه چیزی را می خواهند بدانند و بشنوند؟ روش ترجیحی آنها برای دریافت اطلاعات چیست؟ چه چیزی آنها را از گوش دادن به آنچه که شما می گویید باز می دارد؟ و چطور بایستی فهمید که آنها پیام شما را گرفته اند؟

بنابراین برای یک برقراری یک ارتباط خوب کمی بیشتر از آماده کردن یک متن خوب بایستی تلاش کرد! این ابزار در طول گامهایی که برای آماده شدن بر می دارید به شما کمک می کند و بدین ترتیب به شما کمک می کند تا برنامه ارتباطی متمرکز بر مخاطب را ایجاد کنید که به شما اطمینان می دهد که پیامتان شنیده شده است.

 

پیامتان را بازاریابی کنید!

یک ارتباط خوب گروهی بسیار شبیه به یک بازاریابی خوب است. شما یک پیام دارید (محصول) که لازم است به مخاطبانتان بفروشید (مشتریان). اگر آنها قصد خرید آنها را دارند، شما بایستی طوری پیام را بسته بندی کنید که آنها بتوانند آن را درک کرده و به آن توجه کنند. شما بایستی اطمینان حاصل کنید که ارزش و مزایای ارائه شده از قیمت پرداخت شده بیشتر باشد (قیمتی که شما از آنها درخواست می کنید به شما پرداخت کنند). و شما بایستی با مخاطبان از طریق کانال ارتباطی ارتباط برقرار کنید. سپس بدنبال ارتباط ایجاد شده (ارتقاء)، بایستی قادر باشید اثربخشی و اینکه چقدر خوب پیام خریداری شده است را اندازه بگیرید.

 

چطور می توان از ابزار استفاده کرد

گامهای زیر را برای ایجاد یک برنامه ارتباطی خوب برای شرکت یا پروژه ای که دارید دنبال کنید.

اهداف خود را بشناسید

گام اول. نسبت به اهداف کلی ارتباطی که قصد ایجاد آن را دارید روشن و واضح باشید. به چه چیزی، چه موقع و چرا می خواهید دست یابید؟ اهداف کلی خود را در برنامه ثبت کنید.

شکل یک: قالب برنامه ریزی ارتباطات

Communications Plan For……………………
Overall Communication Objective:
Audience	Communication Objectives	Message	Channel	Timing

 

مخاطبان خود را درک کنید

گام دوم: هم اکنون مخاطبان مختلف خود را شناسایی و فهرست کنید. این در مرحله اول ممکن است مشکل به نظر برسد: برای همه و البته ساده ترین برنامه های ارتباطات ایده خوبی است که از تجزیه و تحلیل سهامداران برای کمک به انجام این مرحله استفاده شود. تجزیه و تحلیل سهامدارن به شما کمک می کند تا مشخص کنید با چه کسی و چرا بایستی ارتباط برقرار کنید.

 

مثال: گروهای مخاطبان

به مخاطبان به عنوان گروههای نگاه کنید که لازم است با آنها ارتباط برقرار کنید. هر فردی ممکن است عضوی از چند گروه مخاطب باشد. به عنوان مثال، برنامه ارتباطی یک پروژه را در نظر بگیرید که چهار گروه مخاطب دارد:

• همه افرادی که در شرکت نیوجرسی کار می کنند.
• همه افرادی که در شرکت سیدنی کار می کنند.
• تیمهای خدمات مشتریان
• مدیران HR

جویی یک مدیر HR است که در شرکت سیدنی کار می کند و بنابراین عضو دو گروه از این مخاطبان است، به همین ترتیب سویی مدیر تیم خدمات مشتری در نیوجرسی است. در حالیکه لی، مشاور آی تی در شرکت نیو جرسی، تنها عضو یکی از این گروههای مخاطبان است: "افراد شاغل در شرکت نیوجرسی".

 

گام سوم. اکنون یک مرحله جلوتر بروید و اهداف ارتباط خود را برای هر گروه خاص مخاطبان مشخص و معین کنید. یک روش خوب برای اجرای این فکر کردن به نیازهای مخاطبان است- آنها چه چیزی را احتیاج داشته و می خواهند از طریق شما بدانند؟ همه اهداف را (که ممکن است چند تا باشند) برای هر گروه مخاطب در برنامه خودتان مشخص کنید.

کانال ها و پیامهای ارتباطی را برنامه ریزی کنید

1          همین که اهداف خود را مشخص کردید و درک کاملی از مخاطبان مختلفی که لازم است با آنها ارتباط برقرار کنید بدست آوردید زمان آن می رسد که ارتباطات را برنامه ریزی کنید-که این معنی کار کردن روی پیامهایی است که بتوانند اهداف شما را برآورده کرده  و اینکه چه موقع و و چطور این پیامها انتقال داده شوند.

گام چهارم: قبل از شروع کار بر روی جزئیات برنامه تان، ابتداً همه کانالهای ارتباطی ممکن را که می توانید استفاده کنید یادداشت کنید. به طور گسترده و خلاقانه فکر کنید! شما احتمالاً از قبل روشهای ارتباطی زیادی را در شرکت خود استفاده کرده اید، و البته روشهای جدیدی هم هستند که می توانند برای فهماندن پیام تان به شما کمک کنند. در اینجا فهرستی است که می تواند به شما برای شروع کمک کند:

• ایمیل (Email )
• نامه های خبری(Newsletter )
• تلکنفرانس (Teleconference )
• برد خبری (Notice boards )
• جلسه های توجیهی مدیریتی (CEO briefing )
• پوسترها (Posters )
• جلسات زمان ناهار (Lunchtime meeting )
• مقالات اینترنتی (Intranet article )
• (Launch event )
• جلسات تیمی(Team meeting )
• (Podcast on intranet )

 

 

نکته: به یاد داشته باشید که از کانال های موجود استفاده کنید

مهمترین اخبار سازمانی در مهمترین رویدادها اعلام می شوند.اما فراموش نکنید که از کانالهای موجود نیز همچون خبرنامه های کارکنان و اینترانت و جلسات تیمی نیز استفاده کنید.استفاده از کانالهای موجود به همراه پیام درست در زمان صحیح یک روش آشنا و اثربخش برای دست یابی به مخطبانتان است.

گام پنجم. برای برنامه ریزی پیام برای هر گروه مخاطب، ابتدا با برنامه ریزی برای بزرگترین گروه مخاطبی که دارید شروع نمایید. در مثال ما، بزرگترین گروه مخاطب ما همه افراد شاغل در شرکت نیوجرسی و همه افراد شاغل در شرکت سیدنی هستند.

همانطور که به نوبت مخاطبان را در نظر می گیرید سئوالات زیر را از خود بپرسید.

• مخاطبان چه چیزی را نیاز داشته و یا می خواهند بدانند؟
• چه موقع نیاز است که ارتباط برقرار شود؟
• کانال معمول یا ترجیحی برای دست یابی به این گروه مخاطب چیست؟
• برای این گروه مخاطب و برای این پیام، کدام روش اثربخش ترین روش برای رساندن و فهماندن پیام است؟

چندین پیام در طول زمان ممکن است برای برآورده کردن اهداف تعیین شده برای هر گروه مخاطب نیاز باشد. اطمینان حاصل کنید که پیامی که طراحی کرده اید طوری باشد که اهداف هر گروه مخاطب را برآورده سازد.

 

نکته:

جلوتر در این مقاله ما برنامه ریزی ارتباطی را با بازاریابی مقایسه کردیم. ضرب المثل معروفی در بازاریابی است که می گوید "مشتریان بایستی پیام شما هفت بار قبل از اینکه کالای شما را بخرند ببینند". در حالیکه ممکن است این کمی اغراق آمیز باشد، شما بایستی پیام تان را بارها برای اینکه به طور کامل جذب شود ارائه دهید.

از طرف دیگر، همانطور که برای هر گروه مخاطب برنامه ریزی می کنید، با یاد داشته باشید که اعضاء یک گروه از مخاطبان ممکن است اعضاء گروه دیگری از مخاطبان نیز باشند و بدین ترتیب ممکن است چندین پیام دریافت کنند. طوری برنامه ریزی کنید که افراد اطلاعات صحیح را دریافت کنند و با اطلاعات زیاد مواجه نشوند و یا بدتر، با پیامهای مختلفی که دریافت می کنند گیج نشوند.

 SHAPE  \* MERGEFORMAT

کارایی را تحت نظر داشته باشید

گام ششم. گرفتن بازخورد از ارتباطی که برنامه ریزی و اجرا کرده اید می تواند مفید باشد. از افراد مختلف در گروهای مخاطب مختلف در مورد اینکه چطور عمل کرده اید سؤال کنید. چک کنید که آیا آن پیامی را که شما می خواستید آنها بشنوند را درک کرده اند یا خیر. با گرفتن بازخورد لحظه به لحظه، قادر خواهید بود که هر ارتباطی در آینده را برای بهتر برآورده کردن نیازهای افراد و یا پر کردن گپ هایی که تا به حال داشته اید برنامه ریزی کنید.

مثال:

به جای آوردن یک مثال کامل در اینجا (که ممکن است فضای زیادی را اشغال کند!) مثالی برای شما آورده شده تا برای فهم بهتر اینکه چطور یک برنامه ارتباطی بنویسید روی آن کار کنید.

در نظر بگیرید در حال برنامه ریزی برای یک جلسه در مورد حراست جدید در شرکت تان هستید. هدف کلی "اطمینان یافتن از یک گذر آرام از سیستم حراست جاری به سیستم حراستی جدید است."

مخاطبان چه کسانی هستند و به چه احتیاج دارند؟ در ابتدا مخاطبان کلی و اصلی را در نظر بگیرید. "همه کارکانان اصلی شرکت". همه نیاز دارند که بدانند که تغییر زمان بندی شده و چه انتظاری وجود دارد و چه موقع این تغییر عملی می شود؟ اگر افراد در هر دپارتمان نیاز به گرفتن دستورالعمل متفاوتی برای اینکه چطور از این سیستم عبور کنند دارند بنابراین هر دپارتمان بایستی به عنوان یک گروه مخاطب مجزا گروه بندی شود (کارکنان دپارتمان A و ...). و البته در مورد کسانی که این سیستم را مدیریت می کنند. آنها نیز گروه مخاطب مجزایی هستند که نیاز به اطلاعات و جزئیات بیشتر (احتمالاً آموزش) برای مدیریت این سیستم دارند.

هم اکنون برای هر گروه مخاطب پیام خاصی تدارک ببینید. علاوه بر دریافت همه اطلاعات مورد نیاز در مورد سیستم جدید، کارکنان دپارتمان  A بایستی بدانند که چه موقع و کجا در دپارتمان A عکس آنها برای عبور از سیستم جدید گرفته می شود. این اطلاعات بایستی در طول چندین روز در رأس زمان انتقال داده شود. روز قبل از اینکه تغییر کاملاً عملی شود، افراد بایستی یادآوری شوند که کارتهای عبوری خود را آماده داشته باشند، مثلا با الصاق یک بروشور بر روی میز هر کارمند در شرکت می توان این کار را انجام داد.