تیم آرمانی

مدیریت جلسات اثربخش

هدفی را ایجاد کنید و به آن پایبند باشید

جلسات موفق و کارا

جلسات دو گروه هستند، جلسات بد و جلسات خوب. جلسات بد به نظر می رسد برای همیشه ادامه داشته باشند، شما در آنها هرگز به جایی نمی رسید و این جلسات را در حالیکه به این فکر می کنید که اصلا چرا در چنین جلسه ای حاضر شده اید ترک می کنید. جلسات کارا به شما انرژی می دهند و به شما حس دست یابی به چیزی ارزشمند را می بخشند.

بنابراین سئوال اینجاست که چه باعث اثربخشی یک جلسه می شود؟

جلسات اثربخش از سه اصل سرچشمه می گیرند:

1. آنها به اهداف جلسه دست می یابند.
2. آنها حداقل زمان را به خود اختصاص می دهند.
3. آنها به شرکت کنندگان این احساس را می دهند که فرایند مشهود و معقولی دنبال شده است.

اگر برنامه ریزی، آماده سازی، اجرا و پیگیری جلسات خود را حول این سه شاخص اصلی بنیان بنهید، نتیجه یک جلسه اثربخش خواهد بود.

1.  اهداف جلسه

یک جلسه اثربخش یک هدف مفید را برآورده می کند. یعنی اینکه، شما به یک خروجی مطلوب دست می یابید.برای اینکه یک جلسه به این خروجی یا هدف دست یابد، لازم است نسبت به آنچه که مطلوب شما است روشن و واضح باشید.

اغلب موارد، افراد جلسه را بدون در نظر گرفتن اینکه چه پیامدهای مطلوبی باید بدست بیاید برقرار می کنند.

• آیا تصمیمی بایستی اتخاذ شود؟
• آیا ایده ای بایستی تولید شود؟
• آیا گزارش وضعیت بایستی ارائه گردد؟
• آیا ارتباطی بایستی ایجاد شود؟
• آیا طرحی بایستی ایجاد شود؟

هر کدام از این اهداف، و هزاران علت دیگر، می توانند نمونه ای از اهداف جلسه باشند. قبل از برنامه ریزی در مورد هر جلسه ای بایستی بر روی اهداف جلسه تمرکز شود.

برای اینکه اهداف جلسه خود را تعیین کنید می توانید از جمله زیر استفاده کنید:

در انتهای جلسه من می خواهم که گروه به...

با تعریف دقیق نتایج نهایی جلسه، قادر خواهید بود که محتوای جلسه را برنامه ریزی کرده و تعیین کنند که چه کسی لازم است در این جلسه ارائه بدهد.

2.  از زمان به نحو احسن استفاده کنید

زمان منبع گرانبهایی است، و هیچ کسی دوست ندارد که وقتش به هدر برود. با زمانی که همه ما در جلسات صرف می کنیم، ساده و مؤثر کردن جلسات تا حد ممکن برای خودتان و تیمتان به گردن شما است. زمان از دست رفته در جلسات، زمان هدر رفته برای هر کسی است که در جلسه شرکت داشته است. برای مثال، اگر فرد مهمی 15 دقیقه در جلسه ای که 8 شرکت کننده دارد تأخیر کند، این فرد برای سازمان 2 ساعت فعالیت هزینه داشته است.

با اهداف جلسه شروع کنید، هر چیزی که در جلسه اتفاق می افتد بایستی در جهت اهداف باشد. اگر اینطور نباشد، چیز زائدی است و بایستی از جلسه حذف شود.

برای اطمینان از اینکه تنها آنچه نیاز به پوشش است در جلسه آورده شده و برای اطمینان از اینکه تنها فعالیت های مربوط بررسی می شوند، لازم است که دستور جلسه تهیه شود. دستور جلسه چیزی است که به آن رای حفظ جلسه بر روی اهداف از پیش تعیین شده و زمانبندی مناسب به آن رجوع می شود.

برای تهیه دستور جلسه، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• الویت ها-چه موارد بایستی به طور کامل پوشش داده شود؟
• یافته ها-به چه چیزهایی بایستی در جلسه دست یافت؟
• شرکت کنندگان- چه کسانی برای اینکه جلسه با موفقیت همراه باشد لازم است که حضور داشته باشند؟
• مراتب-با چه ترتیب و نظمی موضوعات مورد بحث قرار می گیرد؟
• زمانبندی-چه زمانی به هر موضوع اختصاص داده می شود؟
• زمان و تاریخ- چه زمانی جلسه برگزار می شود؟
• مکان-جلسه در کجا برگزار می گردد؟

با دانستن اینکه چه موضوعاتی و با چه میزان زمان در جلسه بررسی می شوند، قادر خواهید بود اطلاعاتی که بایستی از قبل آماده داشته باشید را سازماندهی کنید. شرکت کنندگان برای اینکه بتوان از زمان جلسه حداکثر استفاده را کرد به چه اطلاعاتی نیاز دارند؟ و چه نقشی در جلسه از آنها (شرکت کنندگان) انتظار می رود طوریکه آنها بتوانند آمادگی لازم را داشته باشند.

اگر جلسه برای حل مشکلی برگزار می شود، از شرکت کنندگان بخواهید راه حل های کاربردی خود را آماده کنند. اگر جلسه برای بحث کردن درباره پروژه در حال اجرا تشکیل شده است، از شرکت بخواهید که پیشرفت خود را خلاصه کرده و گزارش ها را بین شرکت کنندگان دست به دست کنند.

تکلیف کردن موضوعات مختلف جلسه به افراد مختلف راه بسیار مؤثر دیگری برای افزایش علاقه و حضور فعال در جلسه است. در صورت جلسه، مشخص کنید که چه کسی بحث یا ارائه هر موضوع را رهبری و مدیریت می کند.

از دستور جلسه به عنوان راهنمای زمان استفاده کنید. هنگامی که زمان برای یکی از موضوعات مورد بحث به اتمام رسید، در بحث تعجیل کرده، تصمیم گیری را سرعت بخشیده، بحث را به زمان دیگری موکول کرده یا موضوع را برای بحث و نتیجه گیری به یکی از کمیته های زیر مجموعه واگذار کنید.

یکی از جنبه های مهم برگزاری جلسات اثربخش پافشاری برای احترام گذاشتن به وقت تخصیص داده شده توسط هر فرد است. جلسه را به موقع شروع کنید، زمان را برای توضیح دادن به افرادی که دیرتر آمده اند صرف نکنید و تا آنجا که می توانید جلسه را به موقع به پایان برسانید. تا آنجا که می توانید در خارج از زمان جلسه کارها بایستی انجام شود. این شامل دست به دست کردن گزارشها بین افراد برای مطالعه قبل از جلسه و ایجاد جلسات گروهای کوچکتر برای بحث درباره مواردی که مربوط به افراد معین می باشد است.

 SHAPE  \* MERGEFORMAT

3.  شرکت کنندگان را با آگاه کردن از اینکه در حال دنبال کردن یک فرایند معقول در جلسه هستید راضی نگه دارید.

هنگامی که صورت جلسه را آماده کردید، لازم است آن را اطلاع شرکت کنندگان برسانید و بازخورد آنها را دریافت و وارد نمایید. برگزاری جلسه یک نقش دیکتاتوری نیست: لازم است که از ابتدای کار روحیه مشارکتی داشته باشید.

احتمالاً نکته مهمی وجود دارد که یکی از اعضاء تیم بایستی اضافه کند. ممکن است شما زمان زیاد یا زمان اندکی به یک موضوع خاص اختصاص داده باشید. ممکن است نکته ای باشد که حل شده باشد و شما در لیست گنجانده باشید و بنابراین نیاز باشد که از لیست بحث ها حذف گردد.

به هر دلیلی که باشد، مهم است که از شرکت کنندگان در جلسه درباره دستور جلسه پیشنهاد شده خود بازخورد دریافت کنید.

در جلسه، برای اطمینان یافتن از ایجاد حداکثر رضایت برای همه، بایستی چند نکته را مد نظر داشته باشید:

• اگر افرادی در جلسه کنترل جلسه را به دست گرفته اند، از دیگران برای بیان عقایدشان نظرخواهی کنید.
• در انتهای هر آیتم صورت جلسه، آنچه گفته شده است را به سرعت خلاصه سازی کرده، و از افراد درباره درست و کامل بودن خلاصه نظرخواهی کنید. سپس از نتیجه بیان شده نکته برداری کنید.
• از آیتم هایی که نیاز به بحث بیشتری دارند نکته برداری کنید.
• به زبان بدن توجه داشته باشید و در صورت ضرورت تعدیلاتی ایجاد کنید. شاید لازم باشد زمان تنفسی بدهید و یا فردی را از زیاد صحبت کردن بازدارید.
• اطمینان حاصل کنید که جلسه در حول موضوع بحث باقی بماند.
• از همه کارهایی که به عنوان نتیجه جلسه بایستی انجام شود فهرستی تهیه کنید. اینکه چه کسی مکلف به انجام چه کاری است را مشخص کرده و زمانی که بایستی کار به اتمام برسد را معلوم کنید.
• در انتهای جلسه، گامهای بعدی را به طور خلاصه و به سرعت بیان کرده و به همه اطلاع دهید که خلاصه ای از جلسه برای همه ارسال خواهد شد.

بعد از اینکه جلسه به پایان رسید، زمانی را صرف جستجو و بررسی نمایید و تعیین کنید که چه کاری خوب است و چه کاری می تواند بهتر انجام شود. اثربخشی جلسه را بر اساس اینکه تا چه حد می توانید به اهداف دست بیابید ارزیابی کنید. این به شما کمک می کند که بهبود فرایند برگزاری جلسات اثربخش خود را ادامه دهید.

 SHAPE  \* MERGEFORMAT

ممکن است حتی بخواهید به شرکت کنندگان بازخورد ارائه دهید. بسته به چارچوب زمانی جلسه، این گزارش دهی می تواند در داخل جلسه و یا پس از جلسه صورت پذیرد.

در نهایت، خلاصه جلسه را آماده کنید. این خلاصه به همه شرکت کنندگان و دیگر سهامداران ارسال می شود. این خلاصه همان صورت جلسه ایست که نشان می دهد چه چیزی بایستی بدست آید و همانطور که تیم پیشرفت می کند چه کسی مسئول انجام آن مسئولیت است. این یک جزء بسیار حیاتی از جلسات اثربخش است که اغلب نادیده انگاشته می شود. شما به لیستی شامل کارهایی لازم و در کنار آن فهرستی دربرگیرنده فعالیتها و نام فرد مسئول انجام آن فعالیت (کسی که برای انجام آن کار توافق کرده است) نیاز دارید. در صورتی که آنقدر مشغول هستید که در طول جلسه نمی توانید یادداشت برداری کنید، کسی را مسئول این کار کنید.

نکات کلیدی:

برگزاری یک جلسه اثربخش بیش از ارسال فراخوان به اعضاء تیم برای جمع شدن در یک زمان و مکان خاص است. جلسات اثربخش نیاز به نظم و ساختار دارند. بدون این عناصر آنها تا ابد ادامه داشته و به هیچ چیزی دست نمی یابند.

با اهداف محکمی در ذهن، دستور جلسه ای اساسی و درگیر کردن شرکت کنندگان در برنامه ریزی، آمادگی و اجرای جلسه، شما توانسته اید در مسیر مدیریت یک جلسه عالی به خوبی پیش بروید.

با در نظر گرفتن نا امیدی ای که افراد در هنگام از هدر دادن زمان حس می کنند، کسب شهرت به سبب اجرای کارا و موفقیت آمیز جلسات برای شما و حرفه شما مفید خواهد بود.