تیم آرمانی

رسیدگی به عملکرد پایین تیم

فقدان توانایی یا انگیزه پایین؟

 از بین صد مردی که شاخه های یک درخت مریض را می برند، تنها یک نفر برای بررسی ریشه آن دولا می شود.

- ضرب المثل چینی

آیا افراد تیم شما عملکردی پایین تر از آنچه که انتظار دارید از خود نشان می دهند؟ اگر اینطور است، این ضرب المثل برای شما می تواند معنی زیادی داشته باشد. برای مشخص کردن عللی که مسائل مربوط به عملکرد را بوجود می آورند، لازم است که به ریشه مشکل برسید.

اما از آنجایی که عملکرد افراد بر عملکرد سازمان تأثیر می گذارد، این تمایل وجود دارد که به دنبال راه حل سریعی باشیم. آیا تد به یک دوره آموزشی نیاز دارد؟ یا بایستی نقش دیگری را به او داد؟

این انواع راه حل عمدتاً بر توانایی افراد انجام دهنده کار متمرکز است. عملکرد، اگرچه، مجموعه ای از توانایی ها و انگیزه است.

عملکرد=توانایی x  انگیزه

در اینجا:

• توانایی استعداد فرد به همراه آموزشها و منابعی است که توسط سازمان تدارک دیده شده است.
• انگیزه، محصول تمایل و تعهد است.

فردی با صد درصد انگیزه و 75 درصد توانایی قادر است با عملکرد متوسط نسبت بالا را تأمین کند. اما فردی با 25 درصد توانایی قادر به دست یابی به نوع عملکردی که از او انتظار دارید نخواهد بود فارغ از اینکه انگیزه او تا چه حد است.

 SHAPE  \* MERGEFORMAT

بدین دلیل است که استخدام و تطبیق شغلی بخش حیاتی ای از مدیریت عملکرد است. اطمینان حاصل کنید که توانایی را به درستی در طول فرایند جذب ارزیابی می کنید. نقایص کوچک بدون شک از طریق آموزش قابل بهبود هستند-اگرچه، بیشتر سازمان ها منابع و زمان لازم مورد نیاز برای اصلاح گپ های بزرگ را ندارند.

تشخیص عملکرد ضعیف

بنابراین، پیش از اینکه بتوانید عملکرد ضعیف را رفع نمایید، لازم است که علل ایجاد کننده آن را بفهمید. آیا عملکرد ضعیف ناشی از نبود انگیزه است و یا فقدان توانایی؟

شناخت ناصحیح می تواند منجر به مشکلات فراوانی در مراحل بعدی شود. اگر به این نتیجه رسیده باشید که کارمندی به اندازه کافی تلاش نمی کند، احتمالاً به او برای کار بیشتر فشار وارد خواهید کرد. اما اگر مسئله و مشکل واقعی توانایی باشد، در صورت افزایش فشار مشکل را بیشتر خواهید کرد.

توانایی پایین ممکن است به یکی از موارد زیر مربوط باشد:

• وظایف خیلی دشوار
• استعداد، مهارت و یا دانش فردی کم
• کارایی ضعیف علی رغم تلاش زیاد
• عدم پیشرفت در طول زمان

افراد با کارایی پایین ممکن است به طور نادرستی و یا ضعیفی برای شغلی که مسئول آن هستند منتصب شده باشند. آنها ممکن است به مقامی که برای آنها خیلی زیاد است ارتقاء داده شوند. یا ممکن است حمایت و پشتیبانی ای را که قبلاً برای انجام خوب و درست کار دریافت می کردند دیگر دریافت نکنند.

توانایی را افزایش دهید.

5 روش اصلی برای از فائق آمدن بر مشکلات عملکردی که مربوط به فقدان توانایی است وجود دارد. ترتیب زیر را برای 5 روش یاد شده در نظر داشته باشید، که با حداقل مداخله شروع می شود.

1. پشتیبانی مجدد (Resupply)
2. آموزش مجدد (Retrain)
3. مناسب سازی مجدد (Refit)
4. انتصاب مجدد (Reassign)
5. اخراج (Release)

اطمینان حاصل کنید که هر کدام از این مداخله ها در مصاحبه های عملکرد فرد به فرد با کارکنان صورت بگیرد.

1.     پشتیبانی مجدد-بر روی منابعی که برای انجام کار تدارک دیده شده است تمرکز کنید. آیا کارکنان آنچه که برای انجام درست کار و برآورده کردن انتظارات نیاز دارند را در اختیار دارند؟

• از آنها درباره منابع اضافی که فکر می کنند به آنها نیاز دارند بپرسید.
• به آنچه باعث ناامیدی آنها شده است توجه کنید.
• توجه داشته باشید که کارمندان در چه موقعیت هایی پشتیبانی را ناکافی گزارش می کنند.
• به طور شخصی ادعاهایی که کارکنان درباره مشکلاتشان دارند را بررسی کنید. افراد اغلب قبل از اینکه ایرادات خودشان را بپذیرند منابع خارجی را مقصر می دانند.

این اولین گام بسیار اثربخش در پیگیری عملکرد است. با این کار این پیام را به اعضاء تیمتان داده اید که شما به دیدگاه های آنها علاقمند هستید و  به ایجاد تغییرات مورد نیاز تمایل دارید.

2.     آموزش مجدد-برای اعضاء تیم خود آموزش اضافی ای تدارک ببینید. تحقیق کنید که آیا افرادتان مهارت های اساسی برای انجام آنچه انتظار می رود را دارند یا خیر؟ با در نظر گرفتن فضای تکنولوژیکی، کامل شدن مهارت های افراد کاری آسان خواهد بود.

این گزینه نیاز برای آموزش مجدد کارکنان و به روز نگه داشتن آنها را نشان می دهد. چندین نوع مختلف از آموزش مجدد وجود دارد که می توان تدارک دید

• سمینارهای آموزش با کمک شرکت های آموزشی در منازل یا در خارج از منزل.
• آموزش بر پایه استفاده از رایانه (CBT)
• تمرینات شبیه سازی شده
• کمک هزینه برای دوره های دانشگاهی

پشتیبانی مجدد و آموزش مجدد گاهی اوقات عملکرد ضعیف را از بین می برد. افراد و سازمانها ممکن است تا زمانی که عملکرد ضعیف تیم این مشکلات را برجسته نساخته است، این مشکلات و مسائل را تشخیص ندهند (نیاز به آموزش و پشتیبانی).

3.     مناسب سازی مجدد-هنگامی که دو معیاری که ذکر شد کافی نبود، مناسب سازی مجدد شغل را با فرد مربوطه مورد توجه قرار دهید. آیا بخش هایی از شغل هست که بتوان دوباره کسی را به آن منتصب کرد؟ اجزاء مجزا کار را تجزیه وتحلیل کنید، و ترکیبات مختلف وظایف و توانایی ها را امتحان کنید. این ممکن است شامل سازماندهی مجدد شغل افراد دیگر هم باشد. هدف شما این است که کارمند را نگه دارید، به الزامات عملیات دست یابید و کاری پاداش دهنده و معنی دار برای هر فرد درگیر در کار تدارک ببینید.

4.     انتصاب مجدد-در صورتی که اصلاح و مناسب سازی مجدد شغل کاری از پیش نبرد، نگاهی به انتصاب مجدد کارمند ضعیف داشته باشید. یک انتصاب مجدد معمولی می تواند با کاهش نیاز برای موارد زیر تقاضاهای مربوط به نقش را کاهش دهد:

• مسئولیت
• دانش فنی
• مهارتهای بین فردی

اگر از این گزینه استفاده می کنید اطمینان حاصل کنید که شغل جدید به اندازه کافی تحریک کننده و چالشی باشد. برای اطمینان یافتن از اینکه این استراتژی موفقیت آمیز است، از تقلیل مقام و موقعیت بعنوان یک تاکتیک تنبیهی در سازمانتان استفاده نکنید. به خاطر داشته باشید، عملکرد کارکنان از روی عمد ضعیف نیست- بلکه به دلیل ساده فقدان مهارت ها برای آن موقعیت است.

5.     اخراج- به عنوان آخرین گزینه برای فقدان توانایی شاید نیاز باشد که به کارمند اجازه دهید سازمانتان را ترک کند. گاهی اوقات فرصتی برای انتصاب مجدد وجود ندارد و مناسب سازی مجدد برای سازمان مناسب نیست. در این موارد، بهترین راه حل برای هر کسی که درگیر است این است که به کارمند اجازه دهیم کار دیگری را پیدا کند. شما ممکن است به در نظر گرفتن شرایط و محدودیت های قرارداد پیمانی نیاز داشته باشید، اگرچه، در طولانی مدت، این برای شما و تیمتان بهترین تصمیم است.

به خاطر داشته باشید، که عواقب منفی ای در نگه داشتن کارمندی که هیچ کدام از روش های فوق بر آن تأثیری نداشته است وجود دارد:

• بقیه اعضاء تیمتان را که ممکن است برای جبران عملکرد کارمند ضعیف سخت تر کار کنند، آزار داده اید.
• ممکن است این عقیده را در دیگران ایجاد کنید که برای پذیرش عملکرد متوسط یا بدتر ناکارایی آماده هستید.
• ممکن است زمان و منابع باارزشی را که می توانستید در جای بهتر دیگری استفاده کنید هدر دهید.
• ممکن است این پیام را به دیگران بدهید که بعضی از کارمندان سزاوار رفتار متفاوت و مقدم بر دیگران هستند.
• ممکن است ایده پیدا کردن بهترین فرد برای کار را به کناری بگذارید.

بهبود انگیزه

گاهی اوقات عملکرد ضعیف ریشه در کمبود انگیزه دارد. هنگامی که مشکل در اینجا است، لازم است که به طور نزدیکی با کارمندان کار کنید تا محیط انگیزه بخشی را برای کار کردن ایجاد کنید. سه مداخله کلیدی وجود دارد که ممکن است انگیزه افراد را بهبود بخشد.

1. ایجاد اهداف عملکرد
2. ایجاد دستیار اجرایی (Performance assistance)
3. ایجاد بازخورد عملکرد

1.     اهداف عملکرد-هدف گذاری یک جنبه خوب شناخته شده از بهبود عملکرد است.  کارکنان بایستی درک کنند که چه انتظاری از آنها می رود و بر سر اینکه چه بایستی انجام دهند که باعث بهبود شوند توافق داشته باشند. برای توضیح جزئی تر فرایند هدف گذاری مقاله های Goal Setting, Golden Rules of Goal Setting and Locke's Goal Setting Theory را ببینید.

2.     دستیار اجرایی- هنگامی که اهداف مناسبی را ایجاد کردید، به اعضاء تیم تان کمک کنید با انجام موارد زیر موفق شوند:

• به طور منظم توانایی کارکنان را ارزیابی کنید و در صورتی که کمی و کاستی وجود دارد برای رفع آن اقدام کنید.
• آموزشهای لازم را ایجاد کنید.
• منابع مورد نیاز را تأمین کنید.
• همکاری و کمک به یکدیگر را بین همکاران در تیم تشویق کنید.

نکته:

استفاده از مدل GROW را به عنوان روشی برای هدایت کارکنان به سوی بهبود عملکرد در نظر داشته باشید.

3.     بازخورد عملکرد-افراد بر روی تلاش هایی که می کنند نیاز به بازخورد دارند. آنها لازم است که بدانند بر اساس عملکرد فعلی و انتظارات بلند مدت در کجا قرار گرفته اند. در هنگام ایجاد بازخورد، اهمیت موارد زیر را در ذهن داشته باشید:

• به موقع و به جا بودن- بازخورد را در اسرع وقت ایجاد کنید. با این کار بین رفتار و ارزیابی ارتباط ایجاد کرده اید.
• صداقت و روراستی-اطمینان حاصل کنید که بازخورد صحیح است. از پیام های پیچیده یا صحبت درباره افراد به جای عملکرد خودداری کنید. گفته شده است، که بازخورد مثبت و منفی را با هم ایجاد کنید بنابراین کارکنان می توانند به راستی شروع به درک نقاط قوت و ضعف خود کنند.
• پاداش های شخصی شده-بخش بزرگی از بازخوردها شامل پاداشها و تصدیق است. اطمینان حاصل کنید که شرکت شما سیستمی برای تصدیق موفقیت کارکنان داشته باشد.

برای تقویت این موارد، اطمینان یابید که به طور منظم با کارکنان ملاقات داشته باشید، بنابراین قادر خواهید بود پیشرفت را بررسی کرده و بازخورد لازم را به طور منظم ارائه دهید.

ایجاد برنامه بهبود عملکرد

در عمل چطور این کار را انجام می دهید؟ اینجا جایی است که نیاز به ایجاد یک برنامه بهبود عملکرد دارید. در حالیکه مسلح به استراتژی هایی که در این مقاله بررسی کرده ایم هستید، در مرحله اول نیاز به ارزیابی مباحث مربوط به عملکردی که با آنها روبه رو هستید دارید.

• آیا تا به حال با کسی صحبت کرده اید، چه چیزی را او به عنوان مشکل حس می کرد؟
• آیا تا به حال سیستم انگیزش سازمانتان را ارزیابی کرده اید؟ آیا هر کاری را برای تشخیص و پاداش دادن به همکاری های افراد انجام داده اید؟
• آیا به چیزهایی که واقعاً می خواهید انجام شوند پاداش داده اید؟
• آیا جلسات هدف گذاری و توسعه منظم با اعضاء تیمتان دارید؟
• آیا به افرادتان کمک می کنید که مهارت های خود را به روز نگه دارند؟

از اینجا به بعد، شما و کارکنانتان بایستی به بحث بنشینید و بر روی برنامه ای برای بهبود عملکرد به بحث بنشینید. آنچه بر سر آن توافق کرده اید را یادداشت کرده و تاریخی را که بایستی به آن دست یافته باشید را نیز بنویسید. سپس پیشرفت را به همراه اعضاء تیم نظارت کرده و از تکنیکهایی که در این مقاله برای افزایش انگیزه و رسیدگی به  مباحث مربوط به توانایی بحث شده استفاده کنید.

به خاطر داشته باشید عملیاتی که در آنها نیاز است گپ های توانایی از بین برود، نیاز به انگیزه بالا در کارمندان برای موفقیت دارند. دو علت عملکرد ضعیف- نبود توانایی و انگیزه کم-به طور جدانشدنی ای در هم پیچیده اند و هدف گذاری، بازخورد و محیط کاری حمایتی برای بهبود هر دو آنها شرایط ضروری ای هستند.

 SHAPE  \* MERGEFORMAT

نکات کلیدی

لازم است پیش از پرداختن کامل به مشکل عملکرد، ریشه های آن را درک کنید. توانایی و انگیزه دو عاملی هستند که بر عملکرد تأثیر می گذارند، و موفقیت آمیزترین تلاشهای بهبود عملکرد استراتژی هایی را برای بهبود هر دو اینها ایجاد می کنند. این جوی مثبتی را ایجاد می کند که افراد در آن در راه دستیابی به عملکرد بالقوه خود احساس حمایت می کنند. و با دانستن اینکه سازمان قصد دارد ظرف مناسبی برای توانایی های آنها پیدا کند احساس ارزشمندی می کنند.

بارها ممکن است مداخلات شما برای خارج کردن موقعیت از شرایط دشوار به نتیجه نرسد. تا زمانی که برای بهبود و افزایش عملکرد بیشترین و بهترین تلاش خود را به کار برده اید، و به طور منطقی ای از گزینه هایی که در پیش رو داشته اید استفاده کرده اید، در این صورت اگر کسی را اخراج کنید می توانید مطمئن شوید که تصمیم درستی را اتخاذ کرده اید و از این تصمیم احساس اعتماد به نفس داشته باشید.

پیش از اینکه به این مرحله برسید، استراتژی هایی که در اینجا آورده شده است را امتحان کرده و محیط کاری عالی ای را برای کارکنان ایجاد کنید-جایی که توانایی های بالقوه آنها استفاده شود و تکنیک های انگیزه بخش خوب به طور منظم مورد استفاده قرار گیرد.